Spécialiste de la Permanence Téléphonique

Externaliser votre permanence téléphonique pour gagner en efficacité

Pour toute entreprise, la qualité de la gestion des appels est le signe d’une activité bien maîtrisée. Dès lors, recourir à une permanence téléphonique externalisée prend tout son sens. En effet, celle-ci revêt de nombreux avantages quelles que soient la taille de l’entreprise et son activité. Historiquement orienté vers les professions médicales et juridiques, l’externalisation du secrétariat téléphonique séduit de plus en plus les entreprises.

Comme pour tout autre projet d’externalisation, confier la gestion des appels téléphoniques à un spécialiste peut s’avérer être une solution importante. Peu importe l’activité de la société, la sous-traitance est essentielle afin de réduire les dépenses. En effet, cette pratique est surtout avantageuse pour les établissements qui reçoivent plusieurs appels quotidiennement.

Au quotidien, par manque de temps ou parce que vous exercez un métier qui ne vous permet pas de vous libérer quand vous le souhaitez, vous encourez le risque de perdre des appels. Ceci génère inévitablement des problèmes commerciaux, de gestion du temps et d’image. Solliciter un prestataire externe vous apporte :

• Une réponse immédiate à vos prospects et une hausse de votre taux de conversion: en effet, plusieurs appels infructueux tendent à décourager des clients potentiels. Une permanence téléphonique externalisée garantit une réponse immédiate, donc favorise vos chances de convertir vos prospects.
• Un meilleur taux de satisfaction client: devoir attendre trop longtemps, voire, ne pas parvenir à joindre un interlocuteur, nuit à la qualité du service client. Un standard externalisé reste une bonne opportunité d’apporter un niveau de satisfaction qui correspond aux attentes de vos clients.
• Plus de liberté dans la gestion de votre temps. Un secrétariat à distance prendra en charge vos appels lorsque vous avez besoin de vous consacrer pleinement à un patient ou un client, à un rendez-vous ou tout simplement quand vous avez besoin de vous isoler pour vous concentrer sur un projet, une présentation, « mais également pour définir des moments pour vous ».

Les avantages liés à l’externalisation de la gestion des appels

Recourir au service d’un professionnel du télésecrétariat offre des avantages de différentes natures. Qu’ils soient d’ordre financier ou purement organisationnel, le télésecrétariat vous libérera de nombreuses contraintes.

• La flexibilité : un standard externalisé vous est proposé sur-mesure. Vous pouvez l’organiser en fonction de vos impondérables de manière ponctuelle ou permanente. Par ailleurs, certains métiers sont exercés sur des amplitudes horaires particulières ou larges. L’accueil téléphonique nécessite dans ce cas une organisation interne lourde. Externaliser votre permanence téléphonique vous permet de pallier cet inconvénient.
• La réduction de certains coûts : un secrétariat à distance vous libérera de certaines charges, au rang desquelles on citera les charges de personnel, de lignes téléphoniques, de bureau. Vous vous éviterez également les charges inhérentes aux arrêts maladie, absences, congés…

D’ailleurs, un accueil téléphonique externalisé permet de pallier le manque de personnel ou de secrétaire.

• Une réponse professionnelle : un accueil téléphonique personnalisé et de qualité constante géré par des professionnels formés à votre secteur d’activité. La prise de rendez-vous et la gestion des agendas seront assurées par un personnel qualifié dans des domaines aussi pointus que le secteur médical, juridique, ou autres métiers spécifiques en entreprise.
• Du confort : le fait que les appels entrants soient externalisés constitue une réduction de la charge de travail de vos collaborateurs. Un prestataire externe leur permettra de se consacrer pleinement à leur activité.

Comment fonctionne un prestataire de permanence téléphonique ?

• Discrétion et confidentialité : notamment dans le secteur médical et juridique, il est important de préserver les notions de confidentialité lors de la prise de rendez-vous, par exemple. À ce titre, le prestataire emploie un personnel qualifié auquel il octroie un espace de travail organisé en conséquence.
• Connaissance de vos besoins : une externalisation de votre permanence téléphonique nécessite une bonne appréhension de vos besoins. Ainsi, un prestataire prendra la mesure de vos exigences, que ce soit en termes de quantité (estimation du nombre d’appels entrants) qu’en termes de qualité (détails sur votre organisation interne). Un professionnel du secrétariat externalisé se doit de maîtriser les spécificités de votre métier pour assurer au mieux leur permanence téléphonique médicale, juridique ou orientée vers le monde de l’entreprise.
• Gestion de l’image : Le secrétariat à distance doit véhiculer une bonne image de votre entreprise. La permanence téléphonique est donc assurée en bonne coordination avec vous et vos équipes. Certaines sociétés de standard externalisé, en « bon professionnel de l’accueil », vous proposeront une période d’essai. Cette dernière doit vous permettre de qualifier vos besoins en termes de style, de ton. Le télésecrétariat est ainsi totalement personnalisé.

La permanence téléphonique est un gage d’efficacité. Solliciter un spécialiste du secrétariat téléphonique externalisé permet aux entreprises issues de domaines variés tels que les professions médicales, juridiques et autres de gagner en qualité et en confort. Elles donnent les moyens aux grandes entreprises d’alléger leur masse salariale et offrent aux plus petites structures la possibilité d’optimiser un temps précieux.

Quels sont les avantages de l’externalisation de la permanence téléphonique pour les entreprises ?

Véritable alternative adoptée par de nombreuses sociétés, et est aussi appelé télésecrétariat, ce service est réalisé à distance. Définie comme un secrétariat téléphonique externalisé, elle est donc indispensable pour l’amélioration du service client. Comparés aux autres services de la société, les appels ont une importance capitale puisqu’ils font partie des moyens qui encouragent les acheteurs à contacter l’enseigne.

Les enjeux d’un accueil téléphonique externalisé pour une société

Selon la statistique de l’IFOP, plus de 60 % des clients ont du mal à joindre un service de l’entreprise même après plusieurs tentatives. L’objectif du télésecrétariat est donc d’éviter ce genre de problème. Grâce à l’externalisation du standard téléphonique, tous les intéressés auront la chance de partager leurs besoins et leurs demandes sur la plateforme externalisée. Ainsi, l’établissement pourra garantir que les sollicitations des clients ne prendront plus de temps.

Dans une société, l’objectif est d’avoir le plus de clients ou de visiteurs possibles. Dans le cas où une personne qui souhaite des renseignements n’arrive pas à contacter l’établissement, il est sûr qu’il va faire appel à un concurrent. Étant donné que le but est de donner satisfaction, le mieux est de laisser la gestion des appels téléphoniques à des professionnels.

Comment assurer la réussite de la gestion des appels téléphoniques ?

Que ce soit une petite ou une grande société, la permanence téléphonique est indispensable pour écouter les requêtes des clients. Afin d’assurer que tous ces individus soient pris en compte, il est conseillé de faire une sous-traitance, notamment l’externalisation de ce service. Pour ce faire, le mieux est de contacter des spécialistes qui ont pour rôle de créer un standard téléphonique au nom de la société.

Vu que ce secteur est actuellement en pleine croissance, il existe de nombreux prestataires sur le marché. D’ailleurs, ils peuvent proposer des services à temps partiels ou permanents. Libérale, juridique, médical, vente, toutes les activités qui existent ont parfois besoin d’un télésecrétariat. Avant de choisir vers quel spécialiste se tourner, l’idéal est de connaître la qualité du service ainsi que la disponibilité de ses agents.

Pourquoi faire appel aux Demoiselles du Téléphone pour assurer votre permanence téléphonique juridique ?

Spécialisé en externalisation du standard téléphonique généraliste, nous sommes à même d’apporter une offre ciblée aux besoins de gestion des appels téléphoniques des professionnels du secteur juridique. Plaidoyer en faveur de notre service de télésecrétariat juridique est facile tant notre concept est centré sur les besoins essentiels en permanence téléphonique juridique.

Pourquoi opter pour notre offre permanence téléphonique avocat ? Comment concevons-nous le télésecrétariat avocat et le télésecrétariat juridique en général ?

Permanence téléphonique juridique : des Demoiselles du Téléphone à l’accueil

Une permanence téléphonique juridique assurée de façon professionnelle contribue à la réussite des cabinets juridiques indépendants.

Les avocats, notaires, huissiers et autres intervenants ont des journées chargées. La nature de leur travail exige souvent qu’ils ne soient pas dérangés par des appels entrants (réceptions de clients, réunions, audiences, réflexion et rédaction de rapports ou de plaidoyers, déplacements en voiture …). Cependant, ils ne peuvent pas non plus se permettre de les ignorer tous.

Une bonne gestion des appels entrants dans les métiers juridiques est cruciale. D’une part, les communications téléphoniques ayant un caractère d’urgence sont fréquentes, et d’autre part, les clients ont besoin d’être informés et assurés en permanence quant au bon déroulement des missions confiées : un standard externalisé confié à des professionnels de l’accueil téléphonique est une solution indiquée.

Par ailleurs, une secrétaire à distance assurant le standard externalisé juridique doit être une source de confiance aussi bien pour les prestataires indépendants de la justice que pour leurs clients. La confidentialité et la gestion des appels en temps réel sont de rigueur.

Télésecrétariat avocat : Les demoiselles du téléphone au standard

Les avocats constituent un segment important de l’activité de télésecrétariat juridique : nous comprenons parfaitement leur besoin de déléguer la gestion des appels téléphoniques entrants afin de se focaliser sur le cœur de leur métier. Nos secrétaires spécialisées en permanence téléphonique avocat ont à cœur de valoriser l’image de leur cabinet en assurant un accueil téléphonique de qualité.

C’est à dessin que nous avons choisi de concentrer nos prestations sur la gestion des appels téléphoniques au lieu de surdimensionner notre offre ; nous avons conscience qu’un accueil téléphonique professionnel est capital pour nos clients. Cette mission est exigeante en temps, savoir-faire, équipements, mais aussi en talents et capacité d’écoute et d’organisation. Nos demoiselles en sont expertes.

Permanence téléphonique avocat : une offre taillée sur-mesure

Nous savons que votre métier d’avocat est consommateur de temps et d’énergie, générateur de stress et exige des moments de réflexion et de concentration sans dérangement téléphonique. De la qualité et la précision de votre travail dépend le bon dénouement des affaires que vous défendez voire le destin des personnes impliquées dans procès importants.

C’est en gardant en esprit toutes ces spécificités que nos demoiselles du téléphone honorent leur mission de télésecrétariat juridique en temps réel.

De même, elles sont sensibilisées au fait que les clients des avocats se trouvent souvent dans des situations d’angoisse, ont besoin d’être écoutés et mis en confiance sans fausses promesses et sans se substituer à l’avocat.

Consacrez-vous pleinement à votre activité juridique et confiez l’accueil de vos appels entrants à des spécialistes du télésecrétariat juridique. Les avocats clients des « Demoiselles du téléphone » ne gagnent pas uniquement leurs procès, mais aussi en image de marque, en capital confiance et en frais consacrés à une permanence téléphonique pour avocat de qualité.

Pourquoi la permanence téléphonique médicale est plébiscitée par les patients ?

Vous êtes en profession libérale, un membre de la profession médicale, et vous cherchez une solution pour assurer à votre cabinet les meilleures chances de se développer ? Vous croulez sous les appels et les soins que vous donnez pâtissent de l’absence d’une réelle permanence téléphonique médicale ? Il y a une solution en matière de gestion des appels téléphoniques. Voici les 3 clés du succès que nous avons développées avec notre service de secrétariat téléphonique médical externalisé.

Le standard externalisé : une aubaine pour les patients

Un référent dévoué grâce au télésecrétariat médical

En matière d’accueil téléphonique externalisé, nos employés sont en CDI. Ils n’ont pas d’autre mission que d’accueillir au téléphone et gérer les agendas. Vous êtes donc assuré de bénéficier d’un service client de meilleure qualité qu’en faisant appel à un centre d’appels. En effet, si vous nous accordez votre confiance, nos « demoiselles du téléphone » sont à ce moment-là spécialisées pour votre cabinet. Elles en connaissent la structure et l’organigramme et comprennent les enjeux d’un secrétariat téléphonique médical. Elles sont en mesure d’assurer une permanence téléphonique médicale de qualité.

Vos clients auront la sensation d’avoir un accueil téléphonique externalisé certes, mais pas impersonnel. Bien au contraire. Connaître le nom qui se rattache à une voix, savoir orienter de manière efficace un appel entrant sont des compétences clés auxquelles nous formons nos demoiselles du téléphone. Votre externalisation du standard téléphonique est donc le garant pour vous d’une meilleure fidélisation de vos patients.

Le télésecrétariat médical : une solution pour consulter dans le calme ?

L’espace de votre cabinet devient votre sanctuaire

Fini les sonneries intempestives qui agacent le patient et vous donnent, à la fin de la journée, la migraine ! Si vous êtes médecin, en choisissant de mettre à distance votre secrétariat téléphonique médical, vous évitez de devenir votre propre client ! Vous vous prémunissez contre les appels répétés des patients qui cherchent parfois dans l’accueil téléphonique de votre standard une écoute autant qu’un service. La gestion des appels téléphoniques est un art et un métier. Confiez à nos équipes de standard externalisé le soin de garder votre espace sonore exempt de la pagaille qu’y génèrent parfois involontairement les patients. La qualité de l’attention que vous donnerez aux patients en sera améliorée et vos clients vous remercieront.

L’espace de votre cabinet désencombré

En choisissant la solution d’un télésecrétariat médical, vous désencombrez votre lieu. Vous pouvez désormais réorganiser votre salle d’attente, car le bureau consacré au standard est externalisé. Une fois déplacé le secrétariat, votre salle d’attente est aménagée avec plus de goût. Le confort que vous assurez aux personnes en attente d’un rendez-vous augmente visiblement. Qui sait ? La joie d’un silence sans pollution sonore peut être une des clés de la guérison de certains ?

Un service professionnalisé pour une permanence téléphonique médicale de qualité

Que signifie un service professionnalisé ? Voici 4 valeurs au cœur du métier de secrétariat téléphonique médical :

• La confidentialité des échanges téléphoniques, qui nécessite un espace de travail adapté pour que les appels entrants ne soient pas systématiquement à l’oreille de personnels non qualifié ;
• La gestion de l’image de votre cabinet, qui peut trouver dans notre télésecrétariat médical des petites structures cohérentes pas rapport à votre lieu d’activité (nous travaillons en franchise dans plusieurs villes de France) ;
• La communication efficace et bienveillante, à laquelle nous formons nos accueillantes du secrétariat téléphonique externalisé.