Les
spécialistes de l’accueil téléphonique

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Externalisez votre permanence
téléphonique pour gagner en efficacité

Pour toute entreprise, la qualité de la gestion des appels est le signe d’une activité bien maîtrisée. Dès lors, recourir à une permanence téléphonique externalisée prend tout son sens. En effet, celle-ci revêt de nombreux avantages quelle que soit la taille de l’entreprise ou son activité. Historiquement orientée vers les professions médicales et juridiques, l’externalisation du secrétariat téléphonique séduit de plus en plus les entreprises.

Le concept

 

Les Demoiselles du Téléphone sont de véritables spécialistes de l’appel entrant. Ici, pas de télémarketing, de SAV externalisé et de tri de courriers.

 

Ce concept, c’est avant tout un retour aux sources pour une satisfaction entière du besoin principal de nos clients : se libérer du téléphone , afin de gagner un temps précieux pour se consacrer totalement à son activité professionnelle.

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Un télésecrétariat dédié à des secteurs d’activités ciblés

 

Nos télésecrétaires spécialisées assurent la gestion des appels téléphoniques et de votre agenda en temps réel, pour votre cabinet médical, infirmier ou libéral, votre agence immobilière, TPE, PME, etc.

 

Externalisez votre standard téléphonique avec des opératrices attribuées

 

Nos télésecrétaires sont formées pour répondre de façon appropriée à vos clients/patients que vous soyez médecin, avocat, notaire, entrepreneur ; ces professionnelles (secrétaire médicale, secrétaire juridique, etc.) sont en mesure de proposer un travail à distance  précis, dans la plus grande confidentialité.

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    Pourquoi externaliser votre permanence téléphonique ?

    Comme pour tout autre projet d’externalisation, confier la gestion des appels téléphoniques à un spécialiste peut s’avérer être une solution importante. Peu importe l’activité de la société, la sous-traitance est essentielle afin de réduire les dépenses. En effet, cette pratique est surtout avantageuse pour les établissements qui reçoivent plusieurs appels quotidiennement.

    Au quotidien, par manque de temps ou parce que vous exercez un métier qui ne vous permet pas de vous libérer quand vous le souhaitez, vous encourez le risque de perdre des appels. Ceci génère inévitablement des problèmes commerciaux, de gestion du temps et d’image. Solliciter un prestataire externe vous apporte :

    • Une réponse immédiate à vos prospects et une hausse de votre taux de conversion : en effet, plusieurs appels infructueux tendent à décourager des clients potentiels. Une permanence téléphonique externalisée garantit une réponse immédiate, donc favorise vos chances de convertir vos prospects.
    • Un meilleur taux de satisfaction client : devoir attendre trop longtemps, voire, ne pas parvenir à joindre un interlocuteur, nuit à la qualité du service client. Un standard externalisé reste une bonne opportunité d’apporter un niveau de satisfaction qui correspond aux attentes de vos clients.
    • Plus de liberté dans la gestion de votre temps. Un secrétariat à distance prendra en charge vos appels lorsque vous avez besoin de vous consacrer pleinement à un patient ou un client, à un rendez-vous ou tout simplement quand vous avez besoin de vous isoler pour vous concentrer sur un projet, une présentation, « mais également pour définir des moments pour vous ».
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    Les avantages liés à l’externalisation de la gestion des appels

    Recourir au service d’un professionnel du télésecrétariat offre des avantages de différentes natures. Qu’ils soient d’ordre financier ou purement organisationnel, le télésecrétariat,  permanence téléphonique entreprise  vous libérera de nombreuses contraintes.

    • La flexibilité : un standard externalisé vous est proposé sur-mesure. Vous pouvez l’organiser en fonction de vos impondérables de manière ponctuelle ou permanente. Par ailleurs, certains métiers sont exercés sur des amplitudes horaires particulières ou larges. L’accueil téléphonique nécessite dans ce cas une organisation interne lourde. Externaliser votre permanence téléphonique vous permet de pallier cet inconvénient.
    • La réduction de certains coûts : un secrétariat à distance vous libérera de certaines charges, au rang desquelles on citera les charges de personnel, de lignes téléphoniques, de bureau. Vous vous éviterez également les charges inhérentes aux arrêts maladie, absences, congés… D’ailleurs, un accueil téléphonique externalisé permet de pallier le manque de personnel ou de secrétaire.
    • Une réponse professionnelle : un accueil téléphonique personnalisé et de qualité constante géré par des professionnels formés à votre secteur d’activité. La prise de rendez-vous et la gestion des agendas seront assurées par un personnel qualifié dans des domaines aussi pointus que le secteur médical, juridique, ou autres métiers spécifiques en entreprise.
    • Du confort : le fait que les appels entrants soient externalisés constitue une réduction de la charge de travail de vos collaborateurs. Un prestataire externe leur permettra de se consacrer pleinement à leur activité.
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    Comment fonctionne un prestataire de permanence téléphonique ?

    • Discrétion et confidentialité : Quel que soit votre secteur d’activité, il est important de préserver les notions de confidentialité, lors de la prise de rendez-vous, par exemple. À ce titre, le prestataire emploie un personnel qualifié auquel il octroie un espace de travail organisé en conséquence.
    • Connaissance de vos besoins : une externalisation de votre permanence téléphonique nécessite une bonne appréhension de vos besoins. Ainsi, un prestataire prendra la mesure de vos exigences, que ce soit en termes de quantité (estimation du nombre d’appels entrants) qu’en termes de qualité (détails sur votre organisation interne). Un professionnel du secrétariat externalisé se doit de maîtriser les spécificités de votre métier pour assurer au mieux leur permanence téléphonique médicale, juridique ou orientée vers le monde de l’entreprise.
    • Gestion de l’image : Le secrétariat à distance doit véhiculer une bonne image de votre entreprise. La permanence téléphonique est donc assurée en bonne coordination avec vous et vos équipes. Certaines sociétés de standard externalisé, en « bon professionnel de l’accueil », vous proposeront une période d’essai. Cette dernière doit vous permettre de qualifier vos besoins en termes de style, de ton. Le télésecrétariat est ainsi totalement personnalisé.

    La permanence téléphonique est un gage d’efficacité. Solliciter un spécialiste du secrétariat téléphonique externalisé permet aux entreprises issues de domaines variés tels que les professions médicales, juridiques et autres de gagner en qualité et en confort. Elles donnent les moyens aux grandes entreprises d’alléger leur masse salariale et offrent aux plus petites structures la possibilité d’optimiser un temps précieux.

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    Quelles sont les activités bénéficiant de la permanence téléphonique externalisée ?

    • De nombreuses entreprises externalisent ce service à forte valeur ajoutée : véritable alternative adoptée par de nombreuses sociétés, et aussi appelée télésecrétariat, la permanence téléphonique pour les entreprises est indispensable pour l’amélioration du service client. Comparés aux autres services de la société, les appels ont une importance capitale puisqu’ils font partie des moyens qui encouragent les acheteurs à contacter l’enseigne.
    • La permanence téléphonique juridique contribue aussi à la réussite des cabinets juridiques indépendants : les appels téléphoniques entrants requièrent très souvent un caractère urgent de la part des clients, et ces derniers ont besoin d’avoir un interlocuteur à-même de les rassurer et de prendre un rendez-vous avec un spécialiste juridique.
    • Pour les spécialistes du secteur médical : vous êtes en profession libérale, un membre de la profession médicale, et vous cherchez une solution pour assurer à votre cabinet les meilleures chances de se développer ?
    • L’externalisation de la permanence téléphonique s’applique parfaitement à d’autres secteurs d’activité. N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter.

    Les Demoiselles du Téléphone se tiennent à votre disposition pour répondre à l’ensemble de vos questions sur nos services d’accueil téléphonique externalisée. Que vous souhaitiez externaliser ce service dans le secteur du médical, du juridique, de l’entreprise ou autres secteurs où nos services vous apporterons une valeur ajoutée, n’hésitez pas, nous nous ferons un plaisir de vous répondre.

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Nos services

L’externalisation de l’accueil téléphonique représente un gain de temps précieux pour vous consacrer à l’exercice de votre métier, vous recentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée, faire prospérer votre affaire, vous focaliser sur les activités stratégiques,
améliorer l’image de votre entreprise.

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Accueil téléphonique

 

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Gestion des agendas

 

Comment ça marche ?

 

Le fonctionnement

 

Vous pouvez transférer vos appels quand vous le désirez, ponctuellement ou totalement, vous ne payez que lorsque vous utilisez nos services.

 

Trois secrétaires (en CDI) sur chaque site répondent à vos appels pour vous apporter une prestation de qualité personnalisée et confidentielle. Vous ne dépendez que d’un seul site.

 

Les appels ne sont jamais sous-traités afin d’avoir toujours les mêmes personnes au téléphone.

Vous pouvez nous joindre pour en savoir plus sur la permanence téléphonique kiné, comment externaliser la gestion de votre agenda  avec agenda permanence téléphonique, la permanence téléphonique à distance… Pour répondre à toutes vos questions, contactez votre prestataire permanence téléphonique.

Prise de RDV par internet
Rappel des RDV par sms
Pré-décroché personnalisé
Messagerie hors des horaires du secrétariat
Application smartphone

Les actualités

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Nos clients temoignent

  • «Le sourire dans la voix, c’est souvent ce que disent les patients concernant l’accueil qui leur est fait. Tout est dit !»

    Dr M.V

    Généraliste Cantal

  • «Trés bon accueil des patients. Larges horaires d’ouverture. Toujours à l’écoute des demandes des professionnels.»

    Dr P.A.

    Homéopathie / ostéopathie

  • «C’est un vrai plaisir de déléguer le secrétariat à des personnes compétentes dont mes patients me disent que le contact est agréable.»

    Dr D.G.

    Dentiste Cantal

  • «Travail sérieux dans un contexte «familial» et avec un souci de progresser... A recommander !»

    Dr C.O.

    Généraliste Corrèze

  • «L’effectif limité des secrétaires est un atout, car les infos circulent bien au sein du groupe. Echange facile et rapide avec la messagerie interne.»

    Mme M.C.

    Pédicure / Podologue

Nos agences
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