Les
spécialistes de l’accueil téléphonique

Comme pour tout autre projet d’externalisation, confier la gestion des appels téléphoniques à un spécialiste peut s’avérer être une solution importante. Peu importe l’activité de la société, la sous-traitance est essentielle afin de réduire les dépenses. En effet, cette pratique est surtout avantageuse pour les établissements qui reçoivent plusieurs appels quotidiennement.

Au quotidien, par manque de temps ou parce que vous exercez un métier qui ne vous permet pas de vous libérer quand vous le souhaitez, vous encourez le risque de perdre des appels. Ceci génère inévitablement des problèmes commerciaux, de gestion du temps et d’image. Solliciter un prestataire externe vous apporte :

• Une réponse immédiate à vos prospects et une hausse de votre taux de conversion : en effet, plusieurs appels infructueux tendent à décourager des clients potentiels. Une permanence téléphonique externalisée garantit une réponse immédiate, donc favorise vos chances de convertir vos prospects.
• Un meilleur taux de satisfaction client : devoir attendre trop longtemps, voire, ne pas parvenir à joindre un interlocuteur, nuit à la qualité du service client. Un standard externalisé reste une bonne opportunité d’apporter un niveau de satisfaction qui correspond aux attentes de vos clients.
• Plus de liberté dans la gestion de votre temps. Un secrétariat à distance prendra en charge vos appels lorsque vous avez besoin de vous consacrer pleinement à un patient ou un client, à un rendez-vous ou tout simplement quand vous avez besoin de vous isoler pour vous concentrer sur un projet, une présentation, « mais également pour définir des moments pour vous ».

Recourir au service d’un professionnel du télésecrétariat offre des avantages de différentes natures. Qu’ils soient d’ordre financier ou purement organisationnel, le télésecrétariat,  permanence téléphonique entreprise  vous libérera de nombreuses contraintes.

• La flexibilité : un standard externalisé vous est proposé sur-mesure. Vous pouvez l’organiser en fonction de vos impondérables de manière ponctuelle ou permanente. Par ailleurs, certains métiers sont exercés sur des amplitudes horaires particulières ou larges. L’accueil téléphonique nécessite dans ce cas une organisation interne lourde. Externaliser votre permanence téléphonique vous permet de pallier cet inconvénient.
• La réduction de certains coûts : un secrétariat à distance vous libérera de certaines charges, au rang desquelles on citera les charges de personnel, de lignes téléphoniques, de bureau. Vous vous éviterez également les charges inhérentes aux arrêts maladie, absences, congés… D’ailleurs, un accueil téléphonique externalisé permet de pallier le manque de personnel ou de secrétaire.
• Une réponse professionnelle : un accueil téléphonique personnalisé et de qualité constante géré par des professionnels formés à votre secteur d’activité. La prise de rendez-vous et la gestion des agendas seront assurées par un personnel qualifié dans des domaines aussi pointus que le secteur médical, juridique, ou autres métiers spécifiques en entreprise.
• Du confort : le fait que les appels entrants soient externalisés constitue une réduction de la charge de travail de vos collaborateurs. Un prestataire externe leur permettra de se consacrer pleinement à leur activité.

• Discrétion et confidentialité : Quel que soit votre secteur d’activité, il est important de préserver les notions de confidentialité, lors de la prise de rendez-vous, par exemple. À ce titre, le prestataire emploie un personnel qualifié auquel il octroie un espace de travail organisé en conséquence.
• Connaissance de vos besoins : une externalisation de votre permanence téléphonique nécessite une bonne appréhension de vos besoins. Ainsi, un prestataire prendra la mesure de vos exigences, que ce soit en termes de quantité (estimation du nombre d’appels entrants) qu’en termes de qualité (détails sur votre organisation interne). Un professionnel du secrétariat externalisé se doit de maîtriser les spécificités de votre métier pour assurer au mieux leur permanence téléphonique médicale, juridique ou orientée vers le monde de l’entreprise.
• Gestion de l’image : Le secrétariat à distance doit véhiculer une bonne image de votre entreprise. La permanence téléphonique est donc assurée en bonne coordination avec vous et vos équipes. Certaines sociétés de standard externalisé, en « bon professionnel de l’accueil », vous proposeront une période d’essai. Cette dernière doit vous permettre de qualifier vos besoins en termes de style, de ton. Le télésecrétariat est ainsi totalement personnalisé.

La permanence téléphonique est un gage d’efficacité. Solliciter un spécialiste du secrétariat téléphonique externalisé permet aux entreprises issues de domaines variés tels que les professions médicales, juridiques et autres de gagner en qualité et en confort. Elles donnent les moyens aux grandes entreprises d’alléger leur masse salariale et offrent aux plus petites structures la possibilité d’optimiser un temps précieux.

• De nombreuses entreprises externalisent ce service à forte valeur ajoutée : véritable alternative adoptée par de nombreuses sociétés, et aussi appelée télésecrétariat, la permanence téléphonique pour les entreprises est indispensable pour l’amélioration du service client. Comparés aux autres services de la société, les appels ont une importance capitale puisqu’ils font partie des moyens qui encouragent les acheteurs à contacter l’enseigne.
• La permanence téléphonique juridique contribue aussi à la réussite des cabinets juridiques indépendants : les appels téléphoniques entrants requièrent très souvent un caractère urgent de la part des clients, et ces derniers ont besoin d’avoir un interlocuteur à-même de les rassurer et de prendre un rendez-vous avec un spécialiste juridique.
• Pour les spécialistes du secteur médical : vous êtes en profession libérale, un membre de la profession médicale, et vous cherchez une solution pour assurer à votre cabinet les meilleures chances de se développer ?
• L’externalisation de la permanence téléphonique s’applique parfaitement à d’autres secteurs d’activité. N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter.

Les Demoiselles du Téléphone se tiennent à votre disposition pour répondre à l’ensemble de vos questions sur nos services d’accueil téléphonique externalisée. Que vous souhaitiez externaliser ce service dans le secteur du médical, du juridique, de l’entreprise ou autres secteurs où nos services vous apporterons une valeur ajoutée, n’hésitez pas, nous nous ferons un plaisir de vous répondre.